Hinweisgebersystem der Hochschule Rhein-Waal
Die Hochschule Rhein-Waal (HSRW) bekennt sich zu effektiver Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von Recht und Gesetz sowie internen Regeln der Hochschule und die Schaffung von Strukturen, damit sich die Hochschulleitung sowie all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtmäßig verhalten können.
In diesem Kontext hat die HSRW eine Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet: über das nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgebersystem www.safewhistle.info nimmt Herr Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling als unabhängige Compliance-Ombudsperson („Ombudsperson“) Ihre Hinweise entgegen.
Das Hinweisgebersystem steht gemäß § 1 Abs. 1 HinSchG allen Personen offen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen möchten.
Im Folgenden werden einige häufige Fragen beantwortet. Weitere Informationen zum Verfahren finden Sie unter www.safewhistle.info.
→ Warum hat die HSRW eine Ombudsperson bestellt?
→ Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?
→ Wie erteile ich einen Hinweis?
→ Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht ganz sicher bin, ob der von mir beobachtete oder vermutete Verstoß der Wahrheit entspricht?
→ Sind mit der Erteilung eines Hinweises Kosten verbunden?
→ Wie wird die Identität geschützt?
→ Ist der Schutz der Identität absolut?
→ Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?
→ Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?
→ Welche Position hat die Ombudsperson?
→ Was passiert mit dem Hinweis?
→ Wie erreiche ich die Ombudsperson?
→ Externe Meldestellen
Warum hat die HSRW eine Ombudsperson bestellt?
Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der HSRW frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Dritten und der gesamten Hochschule abzuwenden. Deshalb hat die HSRW eine Ombudsperson bestellt, an die sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartner sowie Dritte als externen und unabhängigen Ansprechpartner wenden können, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der vorliegen.
Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?
Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubige hinweisgebende Personen fallen unter den Schutzbereich dieser Verfahrensordnung. Gutgläubigkeit liegt vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Wie erteile ich einen Hinweis?
Bitte teilen Sie der Ombudsperson mit,
- bei welcher Organisation oder Organisationseinheit
- was
- wann
- wo
- mit welchen Beteiligten
passiert ist.
Relevant sind für die Ombudsperson Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften.
Ebenfalls interessieren die Ombudsperson, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.
Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.
Bitte teilen Sie der Ombudsperson auch mit, wie diese Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.
Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht ganz sicher bin, ob der von mir beobachtete oder vermutete Verstoß der Wahrheit entspricht?
Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die von Ihnen beobachteten oder vermuteten Verstöße der Wahrheit entsprechen, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, Es könnte sein, dass…“ Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit der Ombudsperson über den Fall sprechen.
Sind mit der Erteilung eines Hinweises Kosten verbunden?
Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.
Wie wird die Identität geschützt?
Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können. Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an die HSRW weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt. Die hinweisgebende Person kann von Herrn Dr. Dilling verlangen, dass er ihre Identität nicht an die HSRW weitergibt.
Ist der Schutz der Identität absolut?
Nein, das ist er nicht.
Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.
Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Von einer Gutgläubigkeit ist dann auszugehen, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.
Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch bei der HSRW Beschlagnahmeschutz, d.h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.
Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, „Es könnte sein, dass…“
Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?
Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können zudem von der Ombudsperson verlangen, dass sie Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an die HSRW weitergibt.
Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?
Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.
Welche Position hat die Ombudsperson?
Die Ombudsperson ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen der HSRW und der Ombudsperson. Gleichwohl handelt die Ombudsperson unparteiisch und ist nicht an Weisungen der Hochschule gebunden. Herr Dr. Johannes Dilling ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Die Ombudsperson gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Die Ombudsperson prüft auf Plausibilität, bereitet den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an die Stabsstelle Innenrevision, Compliance, Datenschutz der HSRW weiter. Anschließend wird mit dem Kanzler sowie ggf. einer Ad-Hoc-Arbeitsgruppe geprüft, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Rechte der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhalten Sie eine Rückmeldung von der Ombudsperson.
Wie erreiche ich die Ombudsperson?
Sie können die Ombudsperson auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Die Ombudsperson steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber die Ombudsperson erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail verschlüsselte E-Mails zu schicken.
Die Kontaktdaten lauten wie folgt:
Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln
Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +40 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42
www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info
Threema-ID: 3PX6278J
E-Mail: info@ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com
Hinweisgebende Personen können Informationen über Verstöße wahlweise auch an externe Meldestellen melden.
- Bundesamt für Justiz
Die externe Meldestelle ist grundsätzlich das
Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Informationen über das Meldeverfahren beim Bundesamt für Justiz, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
- Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 21 Nr. 1 und Nr.2 HinSchG ist die
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Graurheindorfer Straße 108
53117 Bonn
Informationen über das Meldeverfahren der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/2_Anonyme_Hinweisabgabe/AnonymeHinweiserteilung_node.html
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
- Bundeskartellamt
Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 22 Abs. 1 HinSchG ist das
Bundeskartellamt
Kaiser-Friedrich-Straße 16
53113 Bonn
Verstöße können jederzeit gemeldet werden und zwar unabhängig vom Ausgang eines Verfahrens über eine interne Meldung.
Informationen über das Meldeverfahren des Bundeskartellamtes, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Hinweise_auf_Verstoesse/Hinweise_node.html;jsessionid=6C027096AE96D7C61C42A5EC4BFE49FC.2_cid508
- Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung
Des Weiteren können hinweisgebende Personen - auf Wunsch auch anonym - mögliche Betrugsfälle sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziell negativen Auswirkungen zu Lasten von EU-Mitteln bei dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden:
Europäische Kommission
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
1049 Brüssel
Informationen über das Meldeverfahren beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, sowie das Online-Meldeverfahren finden Sie hier: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de