Hinweisgebersystem

Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der HSRW frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Dritten und der gesamten Hochschule abzuwenden. Deshalb hat die HSRW eine Ombudsperson bestellt, an die sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartner sowie Dritte als externen und unabhängigen Ansprechpartner wenden können, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der vorliegen.

Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubige hinweisgebende Personen fallen unter den Schutzbereich dieser Verfahrensordnung. Gutgläubigkeit liegt vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Bitte teilen Sie der Ombudsperson mit,

• bei welcher Organisation oder Organisationseinheit
• was
• wann
• wo
• mit welchen Beteiligten

passiert ist.

Relevant sind für die Ombudsperson Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften. Ebenfalls interessieren die Ombudsperson, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt. 

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind. Bitte teilen Sie der Ombudsperson auch mit, wie diese Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die von Ihnen beobachteten oder vermuteten Verstöße der Wahrheit entsprechen, verwenden Sie bitte Formulierungen wie “Ich glaube…”, “Ich halte es für möglich…”, “Es könnte sein, dass…” Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit der Ombudsperson über den Fall sprechen.

Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.

Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können. Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an die HSRW weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt. Die hinweisgebende Person kann von Herrn Dr. Dilling verlangen, dass er ihre Identität nicht an die HSRW weitergibt.

Nein, das ist er nicht.

Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Von einer Gutgläubigkeit ist dann auszugehen, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.

Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch bei der HSRW Beschlagnahmeschutz, d.h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.

Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie “Ich glaube…”, “Ich halte es für möglich…”, “Es könnte sein, dass…”

Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können zudem von der Ombudsperson verlangen, dass sie Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an die HSRW weitergibt.

Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.

Die Ombudsperson ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen der HSRW und der Ombudsperson. Gleichwohl handelt die Ombudsperson unparteiisch und ist nicht an Weisungen der Hochschule gebunden. Herr Dr. Johannes Dilling ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die Ombudsperson gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Die Ombudsperson prüft auf Plausibilität, bereitet den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an die Stabsstelle Innenrevision, Compliance, Datenschutz der HSRW weiter. Anschließend wird mit der Kanzlerin sowie ggf. einer Ad-Hoc-Arbeitsgruppe geprüft, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Rechte der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhalten Sie eine Rückmeldung von der Ombudsperson.

Sie können die Ombudsperson auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Die Ombudsperson steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber die Ombudsperson erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail verschlüsselte E-Mails zu schicken.

Die Kontaktdaten lauten wie folgt:

Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln

Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +40 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42

www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info

Threema-ID: 3PX6278J
E-Mail: info(at)ra-dilling.de; RADilling(at)protonmail.com

Die externe Meldestelle ist grundsätzlich das

Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn

Informationen über das Meldeverfahren beim Bundesamt für Justiz, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html

Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link: 
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 21 Nr. 1 und Nr.2 HinSchG ist die

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Graurheindorfer Straße 108
53117 Bonn

Informationen über das Meldeverfahren der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier: 
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/2_Anonyme_Hinweisabgabe/AnonymeHinweiserteilung_node.html

Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link: 
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger

Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 22 Abs. 1 HinSchG ist das

Bundeskartellamt
Kaiser-Friedrich-Straße 16
53113 Bonn

Verstöße können jederzeit gemeldet werden und zwar unabhängig vom Ausgang eines Verfahrens über eine interne Meldung.

Informationen über das Meldeverfahren des Bundeskartellamtes, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Anonyme_Hinweise/anonymehinweise_node.html

Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger

Des Weiteren können hinweisgebende Personen - auf Wunsch auch anonym - mögliche Betrugsfälle sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziell negativen Auswirkungen zu Lasten von EU-Mitteln bei dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden:

Europäische Kommission
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
1049 Brüssel

Informationen über das Meldeverfahren beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, sowie das Online-Meldeverfahren finden Sie hier: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de