Anbietung und Schriftgutverwaltung
Anbietung von Unterlagen durch die aktenführende Stelle
Sämtliches Schriftgut, außer solches mit bloßem Tagesinformationswert und solches, auf dessen Übernahme das Hochschularchiv von vornherein verzichtet hat, ist gemäß Aufbewahrungsordnung dem Hochschularchiv anzubieten. Anbietungspflichtige Unterlagen dürfen nicht selbstständig vernichtet werden. Eine Übersicht der Unterlagenarten, für die eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung besteht, finden Sie im QM-Portal.
Im Falle von Unsicherheiten oder bei grundsätzlichen Fragen zum Verfahren nehmen Sie gern vorab per E-Mail Kontakt zum Hochschularchiv auf.
Anbietung und Ablieferung von (Papier-)Unterlagen
Unterlagen werden vom Hochschularchiv nach Anbietung bewertet und im Falle der Übernahme durch Ablieferung übernommen.
- Die Anbietungsformulare (für Fall- oder Sachakten) finden Sie zum Download im QM-Portal. Anhand der in den Anbietungslisten genannten Beispiele sollten Sie zunächst eine Entscheidung treffen, ob es sich bei den Unterlagen, die Sie anbieten möchten, um Sachakten oder Fallakten handelt. Nachdem Sie dies entschieden haben, notieren Sie im Formular bitte das Aktenzeichen (falls vorhanden) sowie die Laufzeit und den Titel der Akte(n) oder des Aktenkonvoluts. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, dem Archiv einen Bewertungsvorschlag mitzuteilen.
- Das Hochschularchiv teilt Ihnen nach Prüfung mit, ob und welche Akten für die dauerhafte Aufbewahrung geeignet sind und welche durch die aktenführende Stelle – entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen – vernichtet werden können. Falls erforderlich und gewünscht, kann ein Termin mit dem Archiv vereinbart werden, um sich am Aufstellungsort (gemeinsam) einen Überblick über die angebotenen Unterlagen zu verschaffen.
- Wenn sich Ihre Unterlagen als aufbewahrungswürdig herausstellen, geben Sie diese mittels der ausgefüllten Ablieferungsliste (Download für Fall- und Sachakten ebenfalls über QM-Portal) an das Hochschularchiv ab. Derzeit ist eine Übernahme ins Archiv aufgrund fehlender Magazinflächen noch nicht möglich, sodass Ihnen lediglich der Erhalt der Ablieferungsliste und nicht die Übernahme selbst quittiert werden kann. Sobald die entsprechenden Lagerflächen eingerichtet sind, wird das Archiv selbstständig zwecks der endgültigen Übernahme der Unterlagen wieder auf Sie zukommen.
Unterscheidung Aufbewahrung und Archivierung
Unterlagen sind nach § 2 Abs. 1 ArchivG NRW alle Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente und alle anderen, auch elektronische Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung und das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Unterlagen aus allen Bereichen der hochschulischen (Selbst-)Verwaltung bilden den sogenannten Schriftgutkorpus (Records). Geschäftsvorfälle, die zur Bildung einer Akte führen, bleiben nicht nur für die Dauer der Bearbeitung, sondern auch nach deren Abschluss (zdA-Verfügung) bei der aktenführenden Stelle (also den Fakultäten, Dezernaten, Einrichtungen, Gremien etc.). Innerhalb dieses Zeitraums wird der Aufbewahrungsort der Unterlagen auch als Registratur oder Zwischenarchiv bezeichnet. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach gesetzlichen oder pragmatischen Regelungen und geht verbindlich aus der Aufbewahrungsordnung hervor. Die Unterlagen sind zu diesem Zeitpunkt noch kein Archivbestand.
Zum Ablauf der Frist werden die vorgehaltenen Unterlagen dem Hochschularchiv angeboten (vgl. Anbietung von Unterlagen), das nach archivischer Bewertung die Unterlagen entweder zur Vernichtung (Kassation) durch die aktenführenden Stellen freigibt oder diese ins Archiv übernimmt. Erst im Moment der Übernahme handelt es sich um Archivgut, das besonderen gesetzlichen Schutz- und Nutzungsbedingungen unterliegt. Unterlagenarten, die grundsätzlich nicht vom Archiv übernommen werden, können über generelle Vernichtungsgenehmigungen seitens der aktenführenden Stelle ohne vorherige Anbietung vernichtet werden (vgl. Übersicht Vernichtungsgenehmigungen).
Vom Schriftgut zu unterscheiden ist das Sammlungsgut, also all diejenigen Unterlagen, die ergänzend (z. B. durch Broschüren, Fotos, Ton- und Filmmaterial) die Hochschulgeschichte dokumentieren und vom Archiv ebenfalls übernommen werden können. Bitte wenden Sie sich bei diesbezüglichen Fragen gerne telefonisch oder per E-Mail ans Archiv.